У всех примерно одинаковые проблемы. Всех волнует примерно одно и то же. Есть три больших вопроса, которые нужно решить всем:
Где ты живёшь? С кем? Что ты делаешь?
Ответы на три этих вопроса высвобождают огромное количество сил, времени и внимания на другие задачи.
Первый порыв, которому поддаются руководители, когда задача буксует — вкинуть в неё больше людей. Мол, чем больше людей думает над проблемой, тем быстрее она решится. Как правило, эффект противоположный.
В жизни частенько можно наблюдать ситуации, когда два человека не могут договориться. Иногда договориться с самим собой трудно, не то что с кем-то ещё. Всё потому, что чем больше людей в задаче, тем сложнее коммуникация.
Каждый новый человек требует время на погружение в контекст, на обработку новых вводных и на поиск решения и главное — на коммуникацию, то есть передачу информации. А при передаче информации что-то всегда искажается или может быть понято не так. Это называется транзакционный налог. И руководители как правило его не учитывают.
Чем больше людей участвуют в задаче, тем выше транзакционный налог. Платить его придётся в любом случае, вопрос лишь в его размере. Размер можно определить с помощью нехитрых вопросов:
— Точно ли нужно сейчас втянуть Васю в этот созвон? Точно ли надо отвлекать его от других дел?
— Какой есть способ решить эту задачу, не добавляя в неё новых людей?
— Точно ли нам нужно решать эту задачу в таком виде, как мы изначально сформулировали?
— Можно ли отложить задачу и пока не делать?
Часто может оказаться, что мы решаем не ту задачу или изначально выбрали слишком трудный путь и упустили из виду более простое и эффективное решение.
Последние лет восемь мой телефон всегда на беззвучном режиме, а уведомления отключены. Единственные люди, кто может получить моё внимание в любое время — это моя семья и пара близких друзей.
При этом я делаю работу, выполняю обязательства, отвечаю людям, хожу на встречи. Важное уточнение: я делаю это тогда, когда это удобно мне. Вся моя коммуникация преднамеренна и запланирована. Этот принцип решает массу проблем.
У меня на программах не висят счётчики непрочитанных сообщений и писем. Мои дни не расписаны по минутам, я знаю, что могу никуда не спешить, потому что никогда не ставлю встречи до 12:00. Мой календарь почти всегда выглядит так как на скриншоте выше, да и то созвоны здесь только бежевые события.
Минимум спешки, хаоса и расфокуса. Максимум свободного времени и внимания. Именно это должно быть нормой, а не гордые скриншоты в сторис с шестью созвонами в день и сотнями неразобранных сообщений. Нет, ребят, это не норма и не повод для гордости. Это просто неспособность сказать «нет».
Попробуйте выключить уведомления на неделю. Потом расскажете, что изменилось. Благодарности принимаю в комментариях и на почту: evgeny@lepekhin.ru.
Подробнее о том, как создать спокойную атмосферу без спешки и авралов в удалённой команде, я пишу в своей книге про коммуникацию. На этой неделе выйдет вторая глава, а пока можно купить и прочитать первую, она уже написана.
Частенько дизайнеры и разработчики софта и всяких сервисов подают свой продукт со словами: «У нас так много функций, что тебе больше ничего не нужно. Здесь ты можешь решить все свои задачи». Чем дальше, тем больше таких продуктов вокруг я вижу. Условно их можно разделить на две категории:
Сложно сказать, сколько раз я попадал в эту ловушку перфекционизма! Сначала винил себя, а потом понял, что виной тому хреновый дизайн.
Хороший дизайн помогает держать фокус. Плохой дизайн усиливает расфокус, заставляет расходовать внимание и силы на неважное. Потому я предпочитаю сервисы и вещи, функциональность которых умышленно ограничена.
Я пользуюсь наручными часами, потому что они просто показывают время. Для этого не нужно смотреть в телефон. Да, ничего другого часы больше не умеют, но и не нужно.
У меня нет кофемашины, которая может сделать мне капучино, а завариваю кофе в джезве или через фильтр-воронку. Они занимают в разы меньше места, их легко мыть, и единственное, что они могут — сварить обычный чёрный кофе.
Я пишу в заметочнике, где три текстовых стиля и нельзя встроить видео через айфрейм. Потому что мне это не нужно. Когда я пишу мне важно, чтобы ничто не отвлекало меня и не прерывало мою мысль. А блочный редактор создан, чтобы отвлекать, двигать эти самые блоки и преждевременно наводить красоту.
Меньше функций, меньше расфокус. Меньше расфокус, меньше стресса. Меньше стресса, легче дышится.
Если вам вдруг кажется, что в расфокусе виноваты только вы, обратите внимание на приложения и устройства, которыми вы пользуетесь. Высока вероятность, что проблема в них, а не в вас.
Главный сигнал, что вы зря пришли на встречу и прямо сейчас тратите своё время впустую — молчание.
Если вы бо́льшую часть созвона молчите, вам нечего там делать. Вы лишний на этой встрече, вы там не нужны. Там всё решат без вас.
Я не раз видел встречи на 10 человек, где говорили лишь двое. Остальные молчали целый час. Вдумайтесь только, 8 часов, потраченных в никуда. Это буквально целый рабочий день! И мы ещё удивляемся, что никто ничего не успевает.
На созвоны должны приходить только те, кто будет в самом деле обсуждать задачи и принимать решения. Если на встрече вам не дают слова или вам нечего добавить к словам коллеги, вы с тем же успехом можете прочитать её итоги в текстовом виде или послушать в записи.
Идеальная встреча — вдвоём. Даже три человека на встрече зачастую уже избыточно. Чаще всего третий будет лишним.
Есть пара исключений: обучение младших сотрудников, встреча партнёров по бизнесу, установочная встреча перед проектом. В остальных случаях тратить время людей на встречи, где они целый час молчат — преступление.
Матчасть
Созвоны — главные воры времени и внимания в диджитале. Вот почему созвоны невыгодны…
Страх бесповоротно всё испортить — главный тормоз развития продуктов и движения вперёд. Если посмотреть на него чуть внимательнее, становится ясно, что бесповоротно что-либо испортить довольно трудно.
Количество ситуаций в жизни, когда от решения зависит наша судьба, ничтожно мало. Да, когда мы выбираем партнёра для бизнеса, покупаем первый автомобиль или решаемся на переезд в другую страну, стоит всё взвесить и обдумать. Но даже в случае ошибки всё поправимо: с партнёром по бизнесу можно разойтись, на родину можно вернуться, автомобиль можно продать.
Однако чаще всего нам приходится решать более мелкие и не такие значимые вопросы. Что мы будем на ужин: суп или макароны? В какой цвет покрасить стены в гостиной? Какую футболку сегодня надеть? Какое решение мы бы ни приняли в этих случаях, оно временное, и следовательно — обратимое. Это правило работает в решении задач на проектах и в продукте.
Какого цвета будет подчёркивание ссылок на сайте? Где поставить кнопку, слева или по справа? Сколько будет стоить наш новый продукт? До тех пор, пока мы не примем решение, не сделаем первый шаг, все ответы верны. Но даже если мы ошибёмся, ничто не не мешает нам передвинуть кнопку в другую сторону, перекрасить ссылку или изменить цену. Глобально это ничего не меняет.
Да, иногда нам приходится принимать сложные и необратимые решения. Однако чаще всего мы решаем «на сейчас», «на время», чтобы сдвинуться с места, чтобы узнать что-то ещё и найти ещё более удачное решение.
Большинство решений временны. Большинство ошибок обратимы.
Об этом стоит помнить, когда подступаешься к делу, которое кажется важным, сложным и всей своей значимостью давит на тебя.
Сегодня проводил платную консультацию для основателей одного агентства. Их заинтересовала идея работать циклами, и они попросили рассказать подробнее, что это вообще такое и как этим пользоваться.
Я всё думал, как объяснить, что такое цикл, и вот на консультации у меня щёлкнуло: «Блин, а ведь цикл — это закрытый список». Метафора пришла из книги Марка Форстера «Сделай это завтра», которую я сейчас читаю.
Вместо открытых списков, куда можно добавить сколько угодно дел и задач, Форстер предлагает использовать закрытые списки. В такой список нельзя добавить новые задачи. Список закрыт, и баста.
Цикл — это тоже закрытый, фиксированный список задач, который привязан к определённым срокам исполнения, утверждён и подписан заказчиком. Объём работ внутри цикла не может увеличиться, только уменьшиться.
Одна из самых частых причин, по которой проекты затягиваются, а сроки срываются — раздувание списка задач и хотелок. Клиенты просят «ещё немного покрутить дизайн», чтобы сделать идеально, а исполнители, движимые желанием угодить клиенту ради хорошего результата, идут на невыгодные для их бизнеса уступки.
Единственный способ сделать важное и не раздуть проект — закрыть список задач или зафиксировать его. Работа циклами решает эту проблему, отвергая саму возможность добавить новую задачу в проект.
Всё, что вы можете сделать с задачей в ходе цикла, сводится к трём вариантам:
Наверняка, есть какие-то ещё способы двигать проект к запуску, укладываться в бюджет и сроки, быть в плюсе по деньгам и не заебаться. Но я про них ничего не знаю. Если вы знаете, поделитесь в комментариях.
В проектной работе с клиентами бывает так, что задачу, которую вам поставили, делать не нужно. Но обычно выясняется это слишком поздно, когда задача уже выполнена. Я наблюдал такое десятки раз.
Причин, почему так происходит, много. Вот две основные, которые я знаю:
Пытаемся решить надуманную проблему. То есть проблема выросла не из жизненного контекста или реального запроса, а из переживаний о будущем и стремления продумать план действий на всевозможные жопы в будущем.
Решаем задачу, потому что «так надо», «так принято», «так правильно». Иногда бессмысленные задачи оправдывают процессом: «Вот у нас процесс такой, поэтому надо сделать». И не важно, что процесс был написан пять лет назад и с тех пор его никто не читал и не обновлял.
Есть исполнители, которые умело вычисляют эти красные флажки. Их мало. А есть те, кто без лишних вопросов идёт делать бесполезную и никому не нужную задачу. Таких большинство. Разница между первыми и вторыми в одном слове. Вернее так, в английском это одно слово — why, а в русском у него две формы: зачем и почему.
Несколько примеров:
«Зачем» раскрывает суть проблемы, обнажает детали, которые скрыты за словесной мишурой про «нам нужен сайт» или «нам нужен текст». «Почему» ведёт к сути и заставляет задуматься о целях и приоритетах. Вопрос «что можно не делать» на первой встрече с заказчиком приводит нас к тому, что делать важно и нужно.
Зачем и почему помогают вычислять и отсеивать ложные, надуманные задачи. Исполнители, которые умеют задавать эти вопросы, быстрее добираются до сути, экономят кучу времени и успевают больше, чем те, кто работает бездумно и по указке.
Главные помощники автора, дизайнера или менеджера — зачем и почему.
Лучший способ сделать проект — понять, что можно не делать.
Лучшее решение задачи — найти способ её не делать.
Дополнение к посту про «приветы». На днях получил такое сообщение:
Такое начало разговора ставит собеседника в идиотское положение:
Когда спрашиваете разрешения задать вопрос, вы ставите под сомнение важность самого обращения. Выглядит так, словно вы не уверены, что ваш вопрос заслуживает внимания. Так почему кто-то другой должен тратить на него время? Вдобавок, собеседнику приходится тратить силы на разговор, который очевидно займёт больше времени, чем мог бы. И это ужасно бесит.
Переписка, которая начинается с таких вопросов, никогда не заканчивается ничем хорошим. Ещё ни разу не было, чтобы после просьбы уделить время, мне бы прислали классное резюме, заказали дизайн или сделали какое-то интересное предложение. После такого вопроса всегда следует какая-то хуйня.
Если хотите получить ответ, никогда не начинайте письмо с вопроса «можно ли вас спросить» или «уделите мне пару минут».
Не спрашивайте разрешения. Пишите сразу по делу, и шанс получить ответ значительно повысится.