Есть такой приём — ретрансляция. Его суть в том, чтобы не соглашаться с собеседником формально фразами вроде «понял, принял» или «ОК». Из такого ответа совершенно неясно, что вы поняли.
Чтобы собеседник мог убедиться, что вы внимательно его слушали и верно его поняли, важно конкретизировать ответ. Например, не просто принимать задачу, а написать подробно, как вы поняли задачу и указать срок, к которому планируете принести результат.
Плохо 🚫 — Надо написать анонс о новом сайте компании к 20 сентября. Сделаешь? — ОК, напишу.
Хорошо ✅ — Надо написать анонс о новом сайте компании к 20 сентября. Сделаешь? — А почему важно именно к 20-му? — Потому что 22-го хотим выпустить пост в соцсетях. — Смотри, у нас на этот же день запланировано обучение. Давай лучше я принесу черновик к 18, чтобы у нас ещё было время его поправить, если будут замечания. — Да, отлично. — Договорились! Тогда приношу черновик 18 сентября, ты смотришь, и 20-го отдаём итоговую версию Маше, чтобы она опубликовала в соцсетях.
Формулировка «к такому-то числу» очень неточная. Неясно, что на самом деле подразумевает человек, когда так формулирует задачу. Плохой исполнитель просто окнет и пойдёт дальше. Хороший исполнитель разберётся, о чём речь и учтёт контекст.
Не обламывайтесь ответить развёрнуто, если вам задают банальный вопрос. Даже если для этого придётся просто повторить то, что сказал собеседник. Чем больше деталей, тем выше взаимопонимание, тем реалистичнее ожидания.
В конце февраля мне написала Валетина Сергеева из «Флаувау», где она отвечает за управление онлайн-репутацией сервиса. Оказалось, что Валя давно читает мою рассылку и потому решила обратиться ко мне. Я согласился помочь.
Вот изначальный запрос Вали
Как обычно, я предложил созвониться и обсудить проблемы, цели воркшопа и нюансы работы команды. После встречи я составил примерный план воркшопа под задачи Валиной команды и свою оценку по срокам и стоимости.
После того, как мы согласовали бюджет и условия, выяснилось, что провести воркшоп удастся лишь в мае, так как март — тяжёлый месяц для команд поддержки и онлайн-репутации «Флаувау». В мае мы ещё раз обсудили формат и утвердили дату проведения воркшопа.
О компании
Флаувау — онлайн-платформа для селлеров и мейкеров, которые продают свои товары с доставкой: цветы, торты, сувениры и пр. Несколько фактов о платформе:
Ключевое направление — доставка цветов и букетов
Большая часть аудитории — русскоговорящие клиенты и селлеры
Россия и более 30 других стран
Главный запрос
Валин отдел занимается внешней коммуникацией и поддержкой онлайн-репутации сервиса. Команда отвечает на комментарии на картах, сайтах-отзовиках, в магазинах приложений, социальных сетях и специальных соцсетях для B2C-сегмента.
Чаще всего пишут хорошее и позитивное. В праздники нагрузка на поддержку вырастает, а вместе с ней и количество негатива. Его нужно отрабатывать. Например, неделя перед и после 8 Марта — одни из самых тяжёлых в году.
Главная сложность — всё общение происходит в переписке. Скрипты в таком случае не работают, потому что с ними теряется человечность и ощущение вовлечённости бренда в проблему человека. Команде Вали нужны новые инструменты текстовой коммуникации, которые позволят уйти от скриптов или сделать их более гибкими, адаптируемыми под конкретную ситуацию.
Что было на воркшопе
Я построил воркшоп в формате беседы и разделил его на две части: теория и практика.
Теоретическую часть я посвятил теме контекста, его влиянию на наше восприятие происходящего и работе с ожиданиями людей. Участники задавали вопросы по ходу моего рассказа, спорили и не соглашались. Этот формат оказался вполне удачным: по ходу занятия мы выявляли проблемные точки, и у команды завязалась дискуссия о том, как можно решать подобные ситуации, а как не стоит и почему.
В практической части я представил участникам универсальный скрипт-конструктор, который можно собирать как «Лего», убирая и добавляя нужные блоки, меняя их порядок. После чего предложил участникам самостоятельно опробовать конструктор в деле на заранее собранных мною примерах.
По итогам занятия я составил 40-страничный гид по текстовой коммуникацией с огромным количеством примеров и антипримеров, разобрал каждый из них и оставил пояснительные комментарии. Такой инструмент полезен и для опытных специалистов и для онбординга новичков в команду.
Получилась база знаний с практическим уклоном
Впечатления и отзывы
Вот что написали участники после воркшопа:
Для удобства привожу их в текстовом виде:
Было полезно и познавательно. Да, некоторая информация была не новой, но свежий взгляд все же дал работу для мозга, что бы формировать тексты по другому. Плюс, мы собрались практически на треннинг и было интересно посмотреть как работают коллеги и зарядиться у них опытом)
Наталия
На мой взгляд, воркшоп отлично дополнил общую схему работы с обращениями и отзывами. Понравилась практическая часть с разбором ответов на кейсы.
Анастасия
Я задумалась над тем, какие ответы от компании хотела бы слышать сама. Мне особенно понравилась часть работы с отзывами, круто, что мы сделали ответы более живыми и эмпатичными. Уже сейчас применяем это на практике.
Аделина
Это был полезный опыт, который помог взглянуть на вопрос взаимодействия с клиентами под новым углом. Кейсы, которые мы решали на воркшопе, в очередной раз подсветили проблему того, как важно, чтобы компания говорила на человеческом языке. Информация была подана структурировано, благодаря чему ее можно практически сразу применять в работе, лишь немного адаптировав под рабочие задачи.
Наталья
Юлия, один из руководителей отдела, для которого я проводил воркшоп, тоже написала отзыв:
Воркшоп проводился для сотрудников группы онлайн-коммуникаций(ответы в соцсетях и на отзывы) и копирайтеров. Он был в формате диалога, поэтому мы много брейнштормили, обсуждали, что помогло нам понять наши слабые места и сконнектиться с копирайтерами.
Гайд и само обучение помогли новым специалистам понять структуру написания ответов и перестать бояться креативить — не следовать одному скрипту, который уже есть. После воркшопа мы провели чистку скриптов и сделали их дружелюбнее, продолжаем это делать до сих пор.
Не все для опытного специалиста было в новинку, но было интересно послушать мнение со стороны о нашей коммуникации.
Было познавательно, спасибо!
Юлия
Если вашей команде или отделу нужна помощь с какой-либо темой в сфере редактуры, коммуникации или управления проектами — я готов поделиться опытом и провести обучение.
Записался на стрижку, и не рассчитал время, вышел чуть позже, чем надо. Пишу администратору салона, что могу опоздать. В ответ приходит такое сообщение…
Одна маркетолог пришла за советом, говорит, что после её сообщения клиент стал резким, хотя прежде всё было гладко. Прошу показать сообщение, а там большой отчёт о проделанной работе, в конце которого есть такая строчка…
Голосовые всех бесят, и я не исключение. С ними много проблем: их нельзя найти в поиске, собеседники часто прыгают с темы на тему, и чтобы их дослушать, нужна максимальная концентрация.
Голосовые — это безусловно зло, если не знать, как ими пользоваться. Вот пять простых приёмов, которые помогут превратить голосовые в рабочий инструмент и не бесить коллег:
Используйте голосовые только в крайнем случае. Например, когда вы на ходу или за рулём, и вам неудобно набирать длинное сообщение. Не стоит делать голосовые нормой общения, особенно с заказчиками. Это отдельная дорожка в ад.
Записывайте голосовые короче 30 секунд. Такое сообщение не бросает в холодный пот, его не страшно послушать, его с меньшей вероятностью будут откладывать и задвигать в стол. Максимальная длина голосового — одна минута, всё, что длиннее, я скорее всего отложу до вечера или на завтра.
У голосового есть тема или повестка. Не присылайте людям абстрактные, неоформленные мысли. Это скорее всего отвлечёт их от дела, но неясно, что отвечать на то, в чём вы сами не уверены. Если решения нет, лучше взять время на то, чтобы довести его до ума, обдумать нюансы. Лучший способ презентовать идеи: письмо или видеовстреча.
Голосовое содержит вопрос или руководство к действию. Если нет ни того, ни другого, то непонятно, что делать с содержимым сообщения, что отвечать? Это толкает человека задавать уточняющие вопросы тоже… голосовым. Незаметно переписка превращается в ад.
У голосового есть пометка: срочно, не срочно, ответ нужен к такому-то времени. Это значительно снижает тревожность с получателя и формирует верные ожидания. Вы не ждёте мгновенной реакции, а собеседник понимает, что у него есть время обдумать ответ. Хотя по-моему всё, что не телефонный звонок, по умолчанию — не срочно.
Такое начало разговора ставит собеседника в идиотское положение:
Непонятно, на что я соглашаюсь и как на это отвечать. Может и уделил бы, если б знал, что мне предлагают.
Непонятно, зачем спрашивать разрешения. Вы уже вторглись в мою жизнь и потратили моё время. К чему эта напускная вежливость?
Когда спрашиваете разрешения задать вопрос, вы ставите под сомнение важность самого обращения. Выглядит так, словно вы не уверены, что ваш вопрос заслуживает внимания. Так почему кто-то другой должен тратить на него время? Вдобавок, собеседнику приходится тратить силы на разговор, который очевидно займёт больше времени, чем мог бы. И это ужасно бесит.
Переписка, которая начинается с таких вопросов, никогда не заканчивается ничем хорошим. Ещё ни разу не было, чтобы после просьбы уделить время, мне бы прислали классное резюме, заказали дизайн или сделали какое-то интересное предложение. После такого вопроса всегда следует какая-то хуйня.
Если хотите получить ответ, никогда не начинайте письмо с вопроса «можно ли вас спросить» или «уделите мне пару минут».
Не спрашивайте разрешения. Пишите сразу по делу, и шанс получить ответ значительно повысится.
Иногда я получаю отклики от кандидатов, которых скорее всего бы взял на работу или как минимум позвал на собеседование. Однако я не не зову их работать со мной из-за одной идиотской детали: неуместной дерзости…
У меня есть пост о том, почему писать «всем привет» в чате на десять человек — идиотская затея. Вот наглядная иллюстрация двухдневной давности, как это выглядит в жизни…
