Полтора года назад мы с женой переехали. В новой квартире были стены, пол и потолок. Да, с ремонтом, но нужно было всё это обставить с нуля. Когда перед тобой чистый лист, можно сделать всё, что угодно, и от этого тяжело начать. Слишком уж много вариантов.
Что обычно происходит дальше: люди начинают обставлять сразу и кухню, и спальню, и гостиную. В итоге, два года живут в состоянии, когда всё в процессе, и ничего не готово. Это создаёт дополнительное трение. В квартире постоянный срач, всё не на своих местах.
В проектах и бизнесе тоже бывают такие ситуации. Например, когда продолжают нанимать людей и не понимают, что делать с теми, кто уже в штате. Или когда решают все проблемы разом: и новое направление запускают, и ребрендинг проводят, и пытаются поднять продажи. Запрос у таких команд звучит так: у нас полный хаос, не знаем, за что хвататься.
Я и сам не раз попадал в эту ловушку. Первые два месяца после переезда я пытался заниматься сразу всем, и ни одно дело не довёл до ума. Потому что решать сразу несколько больших задач тяжело.
Лучшее решение в ситуации, когда всё в процессе и ничто не готово — остановить все задачи, выбрать одну и сначала сделать её. После чего переходить к следующей. Кажется, что так вы потратите больше времени, но это иллюзия. К слову, обустройство заняло у меня полтора года, зато без геморроя и стресса.
Ещё помогает такое упражнение:
Представьте, что вы начинаете бизнес с нуля. Нет ни команды, ни сайта, ни процессов. Ничего.
Как бы вы действовали сейчас? Что бы вы сделали в первую очередь? Что отложили бы?
Без чего вы бы даже не стали пробовать, а что просто записали как идею на будущее и не тратили на обсуждения ни минуты?
Удивительным образом, может обнаружиться, что то, что вы делаете сейчас, вообще не самое важное. Что, возможно, надо заняться чем-то другим, чего даже не было в вашем изначальном списке.
Старое видео, где я рассказываю, как описывать процессы и не тратить на это кучу времени и сил. Записывал для одной команды, которую консультировал пару лет назад, но советы, которыми делюсь, с тех пор ничуть не устарели…
В психологии есть такой термин — треугольник Карпмана, иногда его ещё называют драматическим треугольником. Чаще всего он используется для описания личных отношений в семье, но уместен и в других ситуациях, где есть жертва, преследователь и спасатель…
После закрытия студии ко мне в личку постучались пять руководителей с запросом «наладить процессы» в их командах. Я созвонился с каждым и обалдел: у всех пятерых была одна и та же проблема, о которой они даже не догадывались…
Забавное наблюдение: если мы не думаем о том, как что-то работает, значит, оно работает хорошо. И, наоборот, если мы постоянно думаем о чём-то, значит, это работает плохо, значит, что-то не так.
Если в вашей компании нет разговоров в духе «блин, опять сайт сломался, бесит уже», значит, с вашим сайтом всё в порядке, и он работает отлично. Если вы не замечаете, как работают условные Маша или Коля, значит, они работают идеально.
Обратная ситуация, когда вы постоянно обсуждаете ошибки Коли и тушите за ним пожары. Или вы каждый раз психуете, когда вам нужно что-то изменить на сайте и там ломается вёрстка. Это сигнал, что и сотрудник и сайт работают плохо, неэффективно. Чем дольше это длится, тем больше сил и ресурсов забирает.
Хороший дизайн не мешает человеку достигать задуманного, не тормозит и не напоминает о себе. Хороший дизайн незаметен. То же самое касается людей и процессов.
В английских подкастах я часто слышу фразу: this software gets out of the way when not needed. Если перевести дословно: эта прога убирается с твоего пути, когда она не нужна. Русский аналог этой фразы: не вставляет палки в колёса.
Когда что-то работает не так или плохо, это палка в колесе. Сотрудник, с которым надо нянчиться. Лагающий сайт. Неверно выстроенный процесс. И так далее.
Хороший дизайн, процесс, сотрудник — тот, в котором нет палок, только колёса. Понимайте, как хотите, но мне нравится эта метафора.
Дизайнеры почти не показывают, как они делают проекты, из-за чего их труд нередко обесценивают. Огромный кусок работы остаётся скрытым. Кажется, что дизайнеры сразу рисуют красивые мокапы левой пяткой и не потеют.
Я хочу показать, как выглядит работа студии изнутри. Без прикрас и подготовки. Просто врубаю камеру, открываю рабочие файлы, показываю «мясо» и комментирую процесс от задачи до запуска проекта.
С одной стороны, это поможет нам в студии осмыслить свой опыт. С другой, позволит другим исполнителям и заказчикам увидеть, как устроен процесс решения дизайнерских задач на самом деле.
Первое видео — про редизайн сайта тюменской школы йоги «Мудра». На весь проект: аналитику, тексты, дизайн и вёрстку у нас ушло около 3,5 месяцев. Это офигеть как быстро, учитывая, что всё это сделала команда из четырёх человек.
У нас в студии сейчас происходят важные изменения: ребята, которые когда-то пришли на позиции младших авторов и дизайнеров выросли и теперь учатся руководить. Естественно, им страшно. А ещё страшнее новичкам, что попали к ним в подчинение. И те и другие боятся ошибаться, потому что делают вещи, которых прежде никогда не делали…
Пару недель назад мы в студии наняли двух новых авторов, чтобы развивать блог и делегировать часть задач по студийному подкасту. Рассказываю, какие изменения это вызвало, в чём сложность такой ситуации для начинающего руководителя и причём тут процессы…
Весной прошлого года, за два месяца я обработал около 10 входящих заявок от новых клиентов. Только трое из них стали нашими клиентами. Интуитивно я всегда понимал, какой проект наш, а какой нет, но до сих пор никак не мог уложить это в систему. Из-за чего иногда брался за проекты, о которых потом жалел…
В начале февраля мне написала Ирина Захарова, соосновательница бюро «Понятно», с таким запросом:
Я увидела у вас на сайте статью о том, что работаете циклами. Мне кажется это очень крутым решением — сейчас я чувствую, что рост нашего бюро уперся в ценообразование и потерю денег из-за простойки проекта или изменения вводных в середине проекта.
Пишу собственно, чтобы запросить обмен опытом: возможно ли это? Мне ужасно интересно узнать, как работает ваша система и вообще как вы строите экономику агентства внутри, чувствую, что знаний в этой области не хватает.
Я пригласил Иру и её команду на консультацию, где поделился опытом управления студией. Перед встречей я прислал уточняющие вопросы, чтобы лучше понимать специфику бюро и то, с какие проблемы сейчас мешают развиваться и расти дальше.
Контекст
Бюро «Понятно» — занимается аутсорсом редакции и дизайн-отдела, делает большие проекты и помогает компаниям развивать свой эйчар-бренд. Бюро чуть больше года, и для команды это первый опыт создания бизнеса в сфере дизайна.
В команде три основателя: Ирина, Алиса и Евгений. Каждый отвечает за своё направление, но стратегию, финансы и оперативное управление пока строят и обсуждают вместе.
Цель консультации
Узнать, какие подходы к построению процессов и управлению проектами используются в студии, которые позволяют делать проекты в срок, не уходить в минус, не выгорать, вовлекать и мотивировать исполнителей.
Вопросы, которые обсуждали
До встречи основной вопрос звучал так: «А вы как делаете? Как вы ведёте проекты?» По ходу встречи вопросы становились более точечными, и я постарался ответить на них как можно подробнее.
За час мы обсудили много тем, вот главные:
Что такое циклы? Чем они отличаются от спринтов и часов?
Как управлять объёмом работы на проекте? Как исключить переработки?
Как оценивать проекты при работе по циклам?
Что делать, если проекты затягиваются, сроки плывут?
Что делать, если проект затягивается по вине исполнителя? Например, иногда клиенты не отвечают и не даёт обратную связь вовремя. А мы в этом время ждём, теряем деньги и время.
Клиент меняет вводные в середине проекта и просит поработать ещё. Мы идём навстречу, но уходим в минус или работаем в ноль. Как решить эту проблему? Не хочется быть душнилами, однако и себе в ущерб действовать тоже не хочется.
Нормально ли «увольнять» клиента, с которым не ладится работа? Не будет ли это дурно влиять на репутации бюро?
Как расти медленно, органично, без скачков?
Как вовлекать исполнителей и формировать единую культуру, не нанимая их в штат?
Результат
Вот что изменилось у команды «Понятно» уже через неделю после консультации:
Мы поняли, что легких дорожек не существует. Когда ты ищешь способы поменять систему, тебе кажется, что у кого-то есть волшебная палочка, но ее нет. Консультация поменяла линзу: просто выстраивать взрослые отношения, просто не пытаться подружиться с клиентом, просто ставить интересы агентства выше. Это помогает уже сейчас с новыми клиентами.
Еще как результат — мы сделали калькулятор на основе того, что прислал Женя. Для нас это было непросто: наши услуги — это не только проекты, но и аутсорсинг редакции. А значит, много маленьких задач по прайс-листу. С новым калькулятором считать все гораздо проще, сразу видна смета и маржа.
Ирина Захарова, соосновательница бюро «Понятно»
Отзыв
А ещё Ира написала приятный отзыв. Каждый раз радуюсь, когда люди уходят с консультации с решениями, осознанием, что с ними всё в порядке и чётким пониманием, что делать дальше:
Нам очень понравилась консультация: Женя открыто и честно отвечал на наши вопросы и помог поверить — наши ошибки нормальны. Мы просто проходим через то, через что проходят молодые агентства. Это дало нам силы и помогло немного развернуть наши усилия в нужное русло. А еще Женя задержался и поговорил с нами дольше, а после — прислал смету и объяснил, как с ней работать. 10/10
