В начале февраля мне написала Ирина Захарова, соосновательница бюро «Понятно», с таким запросом:

Я увидела у вас на сайте статью о том, что работаете циклами. Мне кажется это очень крутым решением — сейчас я чувствую, что рост нашего бюро уперся в ценообразование и потерю денег из-за простойки проекта или изменения вводных в середине проекта.

Пишу собственно, чтобы запросить обмен опытом: возможно ли это? Мне ужасно интересно узнать, как работает ваша система и вообще как вы строите экономику агентства внутри, чувствую, что знаний в этой области не хватает.

Я пригласил Иру и её команду на консультацию, где поделился опытом управления студией. Перед встречей я прислал уточняющие вопросы, чтобы лучше понимать специфику бюро и то, с какие проблемы сейчас мешают развиваться и расти дальше.

Контекст

Бюро «Понятно» — занимается аутсорсом редакции и дизайн-отдела, делает большие проекты и помогает компаниям развивать свой эйчар-бренд. Бюро чуть больше года, и для команды это первый опыт создания бизнеса в сфере дизайна.

В команде три основателя: Ирина, Алиса и Евгений. Каждый отвечает за своё направление, но стратегию, финансы и оперативное управление пока строят и обсуждают вместе.

Цель консультации

Узнать, какие подходы к построению процессов и управлению проектами используются в студии, которые позволяют делать проекты в срок, не уходить в минус, не выгорать, вовлекать и мотивировать исполнителей.

Вопросы, которые обсуждали

До встречи основной вопрос звучал так: «А вы как делаете? Как вы ведёте проекты?» По ходу встречи вопросы становились более точечными, и я постарался ответить на них как можно подробнее.

За час мы обсудили много тем, вот главные:

• Что такое циклы? Чем они отличаются от спринтов и часов?
• Как управлять объёмом работы на проекте? Как исключить переработки?
• Как оценивать проекты при работе по циклам?
• Что делать, если проекты затягиваются, сроки плывут?
• Что делать, если проект затягивается по вине исполнителя? Например, иногда клиенты не отвечают и не даёт обратную связь вовремя. А мы в этом время ждём, теряем деньги и время.
• Клиент меняет вводные в середине проекта и просит поработать ещё. Мы идём навстречу, но уходим в минус или работаем в ноль. Как решить эту проблему? Не хочется быть душнилами, однако и себе в ущерб действовать тоже не хочется.
• Нормально ли «увольнять» клиента, с которым не ладится работа? Не будет ли это дурно влиять на репутации бюро?
• Как расти медленно, органично, без скачков?
• Как вовлекать исполнителей и формировать единую культуру, не нанимая их в штат?

Результат

Вот что изменилось у команды «Понятно» уже через неделю после консультации:

Мы поняли, что легких дорожек не существует. Когда ты ищешь способы поменять систему, тебе кажется, что у кого-то есть волшебная палочка, но ее нет. Консультация поменяла линзу: просто выстраивать взрослые отношения, просто не пытаться подружиться с клиентом, просто ставить интересы агентства выше. Это помогает уже сейчас с новыми клиентами.

Еще как результат — мы сделали калькулятор на основе того, что прислал Женя. Для нас это было непросто: наши услуги — это не только проекты, но и аутсорсинг редакции. А значит, много маленьких задач по прайс-листу. С новым калькулятором считать все гораздо проще, сразу видна смета и маржа.

Ирина Захарова, соосновательница бюро «Понятно»

Отзыв

А ещё Ира написала приятный отзыв. Каждый раз радуюсь, когда люди уходят с консультации с решениями, осознанием, что с ними всё в порядке и чётким пониманием, что делать дальше:

Нам очень понравилась консультация: Женя открыто и честно отвечал на наши вопросы и помог поверить — наши ошибки нормальны. Мы просто проходим через то, через что проходят молодые агентства. Это дало нам силы и помогло немного развернуть наши усилия в нужное русло. А еще Женя задержался и поговорил с нами дольше, а после — прислал смету и объяснил, как с ней работать. 10/10

Ирина Захарова, соосновательница бюро «Понятно»

Как попасть на консультацию

Ознакомьтесь с условиями и напишите мне на почту evgeny@lepekhin.ru или выберите свободное время в Окошках.