Управление

Я всё понял ★

Фраза «я всё понял» — опасная ловушка, в которую часто попадают и заказчики, и исполнители.

Если человек с ходу говорит, что он всё понял, значит, он либо не понял, либо понял как-то по-своему. Высока вероятность, что у вас с ним разное понимание ситуации, вопроса или задачи.

Когда кто-то говорит, что ему всё понятно, ваша святая обязанность — убедиться, что именно понятно. Для этого достаточно попросить собеседника рассказать своими словами, как именно и что он понял.

— Слушай, хочу убедиться, что мы правильно друг друга поняли. Можешь своими словами проговорить наши следующие шаги?

Этот простой вопрос помогает избежать разногласий и в команде и с заказчиком. Да, можно проговорить всё самому и просто получить ОК — это тоже работает. Но по опыту в обратную сторону работает лучше.

Ценность репутации

В жизни почти обо всём можно договориться, многие вопросы можно уладить без суда, разборок и нервов.

Допустим, в проекте возникает проблема, по которой вы не можете сдать работу в срок. Многие исполнители в такой ситуации перестанут отвечать на звонки, будут выдумывать странные причины и оправдания, врать.

Но есть более простой путь. Позвонить клиенту и по-человечески объяснить свою ситуацию. Просто рассказать ему о том, что у вас творится. Не давить на жалость, а сказать как есть: «Слушай, у меня тут вот такое, я не предвидел… Дай нам время пару дней, чтобы наладить процесс и мы вернёмся к работе по проекту…»

Именно в таких случаев важна репутация. Когда вы ошиблись, но у вас есть репутация, клиент будет спокоен. Он будет знать, что вы справитесь и доведёте проект до конца. Чем сильнее ваша репутация, тем спокойнее клиент воспримет ваше сообщение от ошибки или проблеме.

Хороший исполнитель знает: косячат все, а признавать и исправлять их умеет не каждый — и умело пользуется этим знанием. В отличие от остальных он не стыдится ошибок и с любовью принимает критику. Поэтому его репутация с годами не падает, а лишь крепнет.

Снижай неопределённость: три базовых инструмента менеджера ★

Одна из задач менеджера — сокращать степень неопределённости в проекте. Чем она ниже, тем лучше.

На старте уровень неопределённости всегда выше, чем к концу, и это нормально. Поэтому начало проекта часто называют «туманом войны»: никто не знает наверняка, как проект будет сделан и каким именно образом команда и клиент доберутся до конечной цели. И чем круче менеджер, чем выше его навыки общения, тем ниже уровень неопределённости и тем ниже риск завалить проект.

Первый шаг на пути к определённости — составить план. Важно не путать его с процессом:

  • План — это то, куда мы идём. План составляется примерно и может меняться в ходе проекта не один раз. Любые изменения обсуждаются и согласовываются с заказчиком.
  • Процесс — это то, как мы идём к цели. Процесс даёт понимание, как мы будем решать задачу, как мы будем воплощать наш план в реальность. Менять процессы болезненно и дорого. Если что-то работает, лучше его не трогать.

Второй шаг — регулярно встречаться с командой и клиентом, проговаривать, что и как будет происходить на этом и следующих этапах, корректировать план проекта. Без единого понимания и слаженного алгоритма действий, команда будет расползаться, а проект буксовать.

Третий шаг — фиксировать договорённости после каждой встречи и опираться на них на следующих этапах. Лучше всего высылать итоги встречи в чат или на почту после встречи. Договорённости помогают проекту не рассыпаться и защитят в случае конфликта, так как переписка юридически значима.

План, регулярные встречи и договорённости — базовые инструменты менеджера, которые помогут снизить неопределённость и затащить самый сложный проект.

Лёгкие решения

Одна из частых ловушек на проектах — поиск лёгких, простых решений.

Какой-то мудак однажды сказал, что все решениями должны быть легкими, и с тех пор все стараются избегать сложностей. Мол, если в проекте появляется сложное решение, значит у вас проблема. Непонятно, где здесь логика. Наоборот, почти все решения, которые кажутся лёгкими на первый взгляд, в итоге, оказываются невыносимо сложными и мучительными для команды.

Делить решения на простые и сложные — само по себе упрощение. У любого решения есть четыре основных критерия, на которые стоит обращать внимание:

  • оно отвечает нашим ценностям и стандартам,
  • оно решает задачу и приближает проект к завершению,
  • у нас достаточно ресурсов на его внедрение,
  • мы владеем технологией и знаем, как воплотить его в жизнь.

Иногда нам кажется, что мы нашли идеальное решение, которое приближает проект к завершению, помогает достичь целей проекта и отвечает нашим стандартам качества. Да, это хорошее решение, но нужно смотреть, можем ли мы сделать его реальностью и есть ли для этого другие ресурсы: время, деньги, силы. Если нет, то такое решение требует пересмотра или отправляется в корзину.

Избегайте лёгких решений. Чаще всего они ведут не туда, куда нужно вам.

Эфир про управление в условиях дикой неопределённости

Разговор с Лидой Поповой, экс-менеджером Студии Лебедева, агентства «Агимо» и сертифицированным коучем, о том, как работать в период неопределенности, справляться с новыми вызовами, не бояться и не паниковать. Будет полезно всем, кто работает с людьми и руководит командами: тим-лидам, менеджерам, основателям.

Основные мысли

Во время эфира Лида записывала тезисы. Разговор получился не про процессы и «тайные знания», а про смыслы и опору в любой непонятной ситуации. Вот несколько инсайтов, которые она посчитала важными:

  • поддержка команды важнее мотивации
  • помнить про татуировку менеджера «стая копирует вожака»
  • признавать свою слабость и снижать требования, если возможно
  • не врать себе и команде, быть открытым, в том числе, в проявлении своих чувств по отношению к сложным ситуациям
  • вспомнить о том, какие цели были важны до наступления сложной ситуации
  • поисследовать их актуальность и варианты возврата, если актуальны
  • иметь бэклог личных дел, которые можно делать (Женина команда начала собирать новый сайт студии)
  • брать на себя посильные регулярные обязательства и их придерживаться (например, квиз с командой по пятницам или встреча с друзьями)

Ссылки

Подписывайтесь на наши с Лидой блоги, читайте её интервью про управление:

Прежде чем спросить

Золотое правило работы в команде: прежде чем спросить, сначала погугли. Используя этот простой лайфхак, можно сэкономить кучу времени себе и коллегам. Ведь на бо́льшую часть твоих вопросов уже есть ответы в сети: сколько варить яйца вкрутую, как заменить лампочку, как настроить сетку в Фигме — всё это гуглится за две секунды.

И, наоборот, гугл бессилен, если вопрос касается процессов, договорённостей, понимания задачи. Здесь, конечно, лучше пойти и спросить у живого человека. Например, если ты не уверен, можно ли уже отправлять макет клиенту, искать ответ в поисковике бесполезно. Правильный ответ есть только у арт-директора.

Очень часто люди путают эти две ситуацию из-за чего тратят чужое время по пустякам и выглядят как мудаки.

Без дедлайнов ★

Жизнь конечна, и именно это делает её насыщенной, наполняет смыслом. Если бы у людей не было самого главного дедлайна — смерти — они бы творили ещё бо́льшую дичь и страдали бы ещё большей хернёй, чем сейчас. Даже представить страшно.

Смерть — главное ограничение в жизни, которое напоминает о важном, помогает не распыляться на мелочи, не искать виноватых, а фокусироваться на текущем моменте.

Принцип конечности времени и ресурсов очень важен в проектах. У любого проекта должен быть дедлайн. У любой задачи должен быть срок. Когда время ограничено, гораздо легче принимать решения и двигать проект к запуску.

Сайт можно делать три года, а можно запустить за месяц. Да, это будут разные сайты, но тот, что запустили за месяц, начнёт приносить пользу на три года раньше.

Проект без дедлайна не имеет никакого смысла, ровно как и бесконечная жизнь.

Проекты двигают те, кто за них отвечает ★

В каждом новом проекте есть риск, что он не будет закончен. Часто это происходит, когда в проекте нет ответственного.

Ответственный — это человек, который берёт на себя ответственность за результат, принимает решения и управляет ресурсами для достижения целей проекта. При этом его роль в проекте может быть любая: заказчик, арт-директор, автор, редактор, дизайнер. Например, у нас в студии за успех проекта отвечают менеджеры.

Ответственный — это человек, который берёт на себя ответственность за результат, принимает решения и управляет ресурсами для достижения целей проекта.

Определить, есть ли в проекте человек, который отвечает за результат, очень просто. Если ваш проект двигается, задачи выполняются и видны промежуточные результаты — значит, такой человек есть и он выбран верно.

Однако, есть ситуации, когда проходят встречи, обсуждаются задачи, а по итогу — ничего. Это может означать, что ответственный:

  1. Не понимает задачу
  2. Не обладает необходимыми ресурсами и полномочиями
  3. Считает, что за проект отвечает кто-то другой
  4. Не хочет отвечать за проект

Если проект не двигается, значит никто отвечает за результат. Один думает, что это Вася, другой валит на Петю, а Петя считает, что отвечать должен кто-то третий. В итоге, результат нет, и никто не виноват. Такая ситуация губительна для проекта, но её можно развернуть в плюс.

Оказавшись в проекте, который не двигается, берите ответственность за задачу на себя. Это отличный способ повысить свою ценность для команды и клиента. В будущем это можно использовать как аргумент в переговорах с руководителем о повышении зарплаты или вознаграждения.

Ребята, которые в сложных ситуациях проявляют инициативу, растут быстрее и получают больше тех, кто предпочитает «не высовываться». Конечно, можно отсидеться в окопе, но тогда не ждите, что вас заметят и оценят.

Паузы

Когда в проекте жопа и всё идёт как-то слишком сложно, нужно взять паузу и отдохнуть. Это очень неочевидное решение, но лучшее из возможных.

Если что-то не идёт, отпустите и отстранитесь от проблемы. Паузы позволяют увидеть новые возможности и изменить отношение к ситуации.

Это же правило работает в других сферах жизни: в отношениях, бизнесе и семье. Спешка и давление создают напряжение, из-за чего самые безобидные идеи могут вызвать отторжение и панику.

Дайте собеседнику время обдумать ответ и уважайте его право на «нет». Любопытно, что в таком случае шанс услышать «да» значительно повышается.

Полюби ограничения

У любого проекта есть ограничения: сроки, бюджет, команда — если один из этих компонентов отсутствует, проект не случится.

Ещё есть ограничения, которые связаны с технологиями, целевой аудиторией, запросом рынка или культурными особенностями. Вместе они побуждают руководителя искать сильные, нестандартные решения.

Начинающий руководитель боится ограничений и не знает, как их использовать. Глупый и упёртый старается их не замечать. И только опытный, мудрый руководитель смотрит на ограничения как на возможность и, наоборот, переживает, если ограничений нет вовсе.

Отсутствие ограничений губительно для проекта и команды. Когда можно всё, непонятно, что сработает лучше всего, что будет наиболее эффективно. Ограничения сужают поле для поиска решений и мотивируют компании расти, делать то, что раньше не делали.

Поиск решения всегда начинается с изучения ограничений. Ограничения буквально определяют решение задачи. Они словно подталкивают вас к нужному ответу, отсекая неподходящие варианты.

Если в вашем проекте нет ограничений, придумайте их сами. Ограничьте бюджет, зафиксируйте сроки, оставьте три функции для начальной версии продукта вместо десяти. Тогда есть шанс, что ваша работа: дизайн, текст, приложение — увидит свет и будет кому-то нужна, а вы не свихнётесь и не возненавидите людей.