Понимание, что встреча не нужна, высвобождает огромное количество времени. На старте я любил встречи, а теперь стараюсь сокращать их количество и как можно больше вопросов решать асинхронно.

Любая встреча должна иметь три блока:
— повестку
— цель
— список тем и вопросов к обсуждению

Если чего-то из этого нет или оно сформулировано невнятно, встреча под вопросом. Пользуйтесь этим знанием и не бойтесь отменять встречи.

Проверить, не напрасной ли была встреча, можно так же. По итогам любой встречи должен появиться документ с двумя списками:
— список договорённостей
— список задач со сроками и ответственными

Если ни одного списка нет, встречу можно было не проводить.

Главный секрет успевать больше заключается в том, чтобы сократить количество встреч. Половина встреч, которые проводят люди, нахуй не нужны. Огромное количество вопросов можно решать асинхронно.