Как описывать процессы: на примере гида про подкаст

Привет, меня зовут Женя Лепёхин, я основатель дизайн-студии, студии Лепёхина. Хочу рассказать сегодня и показать то, как мы делаем процессы. И в принципе рассказать, зачем нужны процессы. Недавно мы сделали такую штуку, как гид по записи, монтажу и подкаста. Ну, во-первых, мы запустили подкаст, а потом появился вот этот гид, который рассказывает, как подкаст делать. Наверное, здесь важно обозначить первое, зачем мы вообще написали этот гид. Например, представим ситуацию, что у нас поменялся монтажер или ведущий, и мы хотим сохранить при этом качество подкаста, хотим, чтобы все осталось на прежнем уровне по звуку, по картинке, по монтажу, по еще каким-то моментам. И для этого нам нужны стандарты. Но просто так их придумать нельзя. И поэтому мы зафиксировали их уже после того, как… появился подкаст. Вторая причина, зачем нужны процессы, это стандартизация. Опять же, но немножко с другого ракурса. Не чтобы передавать кому -то материал о том, как что-то делать, а чтобы даже внутри текущей команды сохранять единый подход к тому, как мы делаем что-то. Это касается не только подкаста, это могут быть статьи. Это могут быть видео, это может быть дизайн. Нам важно, чтобы на протяжении, например, года этот подкаст выходил в плюс-минус одинаковом качестве, чтобы звук не отличался от одного выпуска к другому, чтобы картинка была хорошая, одинакова везде и так далее. И вот для этих двух причин нам нужны гиды. Или можно их называть инструкции, процессы, кому как нравится на самом деле. Мы их называем гидами, почему-то так закрепилось, и мы в принципе не стали это менять. немножко расскажу о том, как мы писали этот гид. Вот здесь сейчас в документе 27 страниц. Я немножко зазумил, поэтому стало больше страниц. Но на самом деле их там поменьше 20, по-моему, или 21. И здесь есть оглавление. И вот что важно. Вот эти 27 страниц, они появились не за один день. То есть с момента запуска подкаста до сегодняшнего дня, когда я записываю это видео, прошел месяц. Может даже чуть больше. Месяц и одна неделя. И вот за это время мы написали этот гид. Естественно, что он появлялся постепенно. И это важно. Многие совершают эту ошибку, пишут сначала гид, какой-то процесс описывают, а потом по этому процессу пытаются делать что-то. Дизайн, писать статьи или верстать сайты. В общем, любую какую-то работу пытаются стандартизировать. Но так это не работает. Первое, что появилось, это в принципе описание, о чем этот подкаст. То есть я зафиксировал, как он называется, для кого он, я описал форматы, какие будут у нас, сколько должна быть длительность одного выпуска, можно ли материться, например, кто за что отвечает, например, и так далее. Кстати, вот этот блог, логотип Айдентика, появился в последнюю очередь. Почему так? Потому что мы месяц делали подкаст, вышло 4 выпуска, мы за это время обкатали Айдентику, выработали форматы которые нам нужны всяких обложек шортсов это все оформилось в некую систему, но это было невозможно предусмотреть на старте поэтому этот блок появился здесь самым последним кроме этого мы описали процесс выпуска как часто будем выпускать какие форматы Как подготовиться к записи, что нужно сделать, например, за 10 минут до записи. На каком расстоянии должен быть микрофон от рта. И всякие такие штуки, например, написали, что не нужно делать во время записи тоже, потому что это довольно важно. Мы новички в этом деле, и мы часто забываем. Поэтому удобно этот гид даже перечитывать иногда перед записью следующего выпуска, потому что между выпусками проходит две недели, и можно просто забыть, как вообще, в принципе, записывать подкаст. Это такая шпаргалка, очень удобно. То есть удобно даже мне, хотя, казалось бы, я сам это все написал, но я не хочу это помнить каждый день, и это удобно Использовать как чек-лист, просто проверить себя перед записью. Здесь дальше мы писали о том, как обрабатывать звук вместе с монтажером Артуром. Потом появились у нас шорцы, рилсы и клипы. Это по сути все одно и то же, просто мы все три названия сюда выписали. И здесь мы тоже, например, обозначили, как нужно правильно размещать субтитры, какая есть зона безопасности, чтобы интерфейс не залезал на лицо, например, и на какие-то еще другие важные штуки. Как публиковать новый выпуск на Мэйви, это платформа, где мы хостим подкаст. вот здесь тоже все подробно описано как опубликовать анонс на сайте студии как сделать адаптивы для соцсетей в общем как сделать видео для ютюба то есть подробно подробно все описано пошагово как сделать выпуск как его не только сделать, но еще и как им поделиться с нашей аудитории с нами с нашими подписчиками в общем Здесь есть все, чтобы человек, который никогда не делал подкасты, пришел в студию, например, и мы бы ему передали эту задачу, и он смог бы разобраться и понять, как мы это делаем. Если представить, что этого процесса нет, то мне, например, ко мне приходит новый монтажер или ведущий, мне придется все это объяснять просто… словами, то есть созваниваться, объяснять, человек будет записывать, потом он будет приходить что-то уточнять, то есть это довольно длинный процесс получится, и скорее всего что-то он поймет не так, и в общем на это уйдет очень много моего времени, его времени, и много сил, и это непродуктивно, ну как минимум. Поэтому процессы нужны для того, чтобы в принципе сэкономить вам время в будущем. Теперь немножко об ошибках, которые люди совершают обычно, когда составляют процессы. Первое — это в принципе сначала написать процесс, а потом что-то пытаться сделать по нему. Вот так делать не стоит. То есть, как я сказал вначале, этот гид появился уже спустя… месяц после того, как мы начали делать подкаст. То есть он писался параллельно с тем, как мы что-то делали. Мы пробовали, экспериментировали, разбирались, совершали ошибки, что-то получалось, что-то нет. Мы это все фиксировали в гиде, как только понимали, что вот мы нашли то, как мы это делаем. Теперь это работает так, надо это записать, чтобы мы знали, как в будущем это работает. Вдруг мы забудем или кто-то сменится в команде. Поэтому мы это все фиксировали. Но фиксировали только тогда, когда мы уже точно знали, что теперь мы делаем это так. До тех пор мы пробовали, разбирались, совершали ошибки. Это нормально. Это процесс. И он формируется не за один день. Вторая ошибка — это когда процесс составили и на него молятся. Типа вот у нас процесс, теперь его нельзя менять никогда. Это тоже странный подход, потому что процесс, конечно, будет меняться. И вот то, что мы составили гид, совершенно не означает, что теперь он навсегда такой, и только так мы будем делать подкаст. Скорее всего, в будущем что-то изменится. У нас появятся новые форматы, у нас появится новое оборудование, мы сделаем картинку лучше, например, купим новую камеру. Например, решим, что теперь мы хотим делать подкаст и с видео рядом, и нам нужно будет по-другому монтировать совершенно. То есть что-то может измениться, и 100% это нужно будет отразить в процессе. И вот здесь еще есть третья ошибка, которую иногда совершают, это… в принципе, забивают на гид, и потом его не обновляют и не поддерживают. У продукта, у процесса должен быть человек, который поддерживает этот гид в актуальном состоянии, который постоянно его обновляет, следит, чтобы все соответствовало тому, как мы на самом деле делаем это. Потому что часто ты приходишь куда-то, спрашиваешь, у вас есть процессы, люди говорят, да, у нас есть вот гид, который был написан два года назад, и ты понимаешь, что, скорее всего, этот гид уже далек от реальности, от того, как люди работают сейчас, и он, по сути, уже бесполезен. По факту придется все равно все проговаривать словами, разбираться на словах. Поэтому убедитесь, что у вашего процесса или у вашей инструкции, у вашего гида есть ответственный, кто его обновляет, поддерживает в актуальном состоянии. В общем, следить за тем, чтобы гид соответствовал реальности. Например, у нас в подкасте это Настя, ведущая. Она, собственно, следила за тем, чтобы этот гид вообще появился, отвечала за это. Она собирала информацию от монтажера, от меня, и мы вместе, все втроем сделали этот гид. Но главная была Настя, она рулила процессом, она следила за тем, чтобы гид появился, и чтобы, главное, он соответствовал тому, как мы работаем. Пишите о том, как вы работаете с процессами, мне будет интересно узнать.